Gegnsæi er lykilorðið - Viðtal við Kristínu Björnsdóttur

-Viðtal við Kristínu Björnsdóttur, rekstrarhagfræðing og ráðgjafa hjá FOCAL Software & Consulting (Hópvinnukerfi ehf).

Gæðastjórnunarskóli FOCAL Software & Consulting (Hópvinnukerfa ehf.) býður reglulega upp á margvísleg námskeið sem öll styðja við innleiðingu á auknu gegnsæi í stjórnun rekstrarheilda. Kristín Björnsdóttir, rekstrarhagfræðingur og ráðgjafi hjá FOCAL, segir að gegnsæi sé lykilorðið í gæða- og skjalastjórnun og að FOCAL hjálpi fyrirtækjum og stofnunum að koma á auknu gegnsæi í stjórnun fyrirtækja og stofnana með hugbúnaði, ráðgjöf eða þjálfun með námskeiðunum í FOCAL Gæðastjórnunarskólanum.

Kristín segir að það sé ekki það fyrirtæki til sem ekki þarf að innleiða einhverskonar gæðastjórnunarkerfi. ljósm. Ingó.

„Það er lögð mikil áhersla á gegnsæi þessa dagana, það að aðgengi að gögnum og upplýsingum sé einfalt, verklag í takt við lög og reglur og vilja fyrirtækja um hvernig á að stjórna. Þessu er auðvelt að kasta fram, en reynslan hefur sýnt okkur að þetta er ekki framkvæmanlegt nema með þverfaglegri aðferðafræði, þar sem gæðastjórnun, ferlastjórnun, verkefnastjórnun, skjalastjórnun, þekkingarstjórnun, mannauðsstjórnun, breytingastjórnun, markaðsstjórnun, öryggisstjórnun og upplýsingatækni koma saman. FOCAL hefur því sameinað úr öllum þessum fögum, á 14 ára starfsferli, aðferðir til að hjálpa fyrirtækjum og stofnunum að auka gegnsæi í stjórnun þeirra,“ segir Kristín.

Vinnuferlar skilgreindir
Hún segir að þó einhverjum kunni að vaxa í augum þessi stóru og flóknu hugtök, sé ekki til það fyrirtæki sem ekki þarf að innleiða einhverskonar gæðastjórnunarkerfi og það eigi við um stór sem smá. „Fyrst þarf að vita hvaða kröfur þarf að uppfylla, þá þarf að skilgreina alla ferla fyrirtækisins með flæði þeirra skjala sem verða til í ferlinu í huga, setja þá upp í verklagsreglu og vinnulýsingu þar sem kemur meðal annars fram hvernig skal vista skjölin með rafrænum hætti. Þá þarf að þjálfa starfsmenn í verklaginu sem þarf að sjálfsögðu að vera mjög aðgengilegt og að lokum að taka út verklagið með formlegum hætti og koma á umbótum í kjölfarið ef nauðsyn krefur,“ segir Kristín.

Víða pottur brotinn
Kristín segir að miðað við núverandi þjóðfélagsástand sé gegnsæi ekki síst mikilvægt. „Ábyrgðin liggur á stjórnendum að sjá til þess að fólk fylgi settum vinnureglum og nú þegar ýmis uppgjör í rekstri fyrirtækja og stofnana eiga sér stað, hefur komið á daginn að pottur er víða brotinn. Það kemur allt heim og saman við gæðastjórnunina, það á að vera bæði einfalt að vita hvernig á að vinna og hvort viðkomandi hafi unnið eftir settu verklagi. Þá er einnig gríðarlega mikilvægt að það séu framkvæmdar úttektir, en við kennum meðal annars framkvæmd úttekta í Gæðastjórnunarskólanum,“ segir Kristín.

Hnitmiðuð námskeið
FOCAL Gæðastjórnunarskólinn er með sjö stutt og hnitmiðuð námskeið í opinni dagskrá. Þá hefur Gæðastjórnunarskólinn um árabil boðið fyrirtækjum og stofnunum að sérpanta námskeið eða námskeiðahluta og hefur sú þjónusta notið síaukinna vinsælda. Fyrirtækjanámskeiðin gera það að verkum að þeim fjölgar sem taka þátt í starfinu og fá áhuga á því, einsleitni í vinnubrögðum er tryggð, verkefnið vinnst hraðar og ávinningurinn kemur fyrr í ljós.

Kristín tekur það fram að opnu námskeiðin séu algerlega ótengd þeim heildarlausnum sem FOCAL býður upp á. „Þarna erum við bara að kenna aðferðafræði, sem er ekki tengd okkar hugbúnaðarlausnum. Öll fyrirtæki eru með einhverskonar gæðastjórnunarkerfi og við erum að kenna aðferðafræði sem nýtist öllum fyrirtækjum. Við hugsum þessi námskeið þannig að þátttakendur geti, hver á sínum hraða, náð að byggja upp grunnþekkingu á þeim þáttum sem nauðsynlegt er að hafa til að innleiða aukið gegnsæi með gæða- og skjalastjórnun, og aukið færni sína á ákveðnu sviði. Þess vegna eru öll námskeiðin í boði einu sinni eða oftar á önn, sem líka gerir fyrirtækjum og stofnunum mögulegt að senda nýja starfsmenn á námskeið sem forverar þeirra hafa sótt,“ segir Kristín.

Hún tekur það fram að námskeiðin henta öllum þeim sem þurfa að auka færni sína á þessum sviðum og að alls ekki sé nauðsynlegt að vera starfandi hjá einhverju fyrirtæki eða stofnun til þess að sækja námskeið hjá skólanum. „Nemendur, atvinnulausir og heimavinnandi eru alveg sérstaklega velkomnir. Bakgrunnur þeirra sem sækja námskeiðin hjá FOCAL er þverfaglegur og á öllum stigum stjórnunar, en segja má að flestir eigi það sameiginlegt að hafa lokið formlegri menntun,“ segir Kristín.


Tengt efni

Eldri tölublöð
Öll blöð í vefútgáfu

Netútgáfa. Samhliða prentaða blaðinu verður einnig hægt að nálgast netútgáfu af blaðinu á slóðinni www.landogsaga.is. Greinarnar verða bæði í pdf og HTML formi sem gerir þér til dæmis kleift að senda þær áfram og nýta í markaðsskyni. Netútgáfan verður ítarlegri og verður hægt að senda inn efni sem sett verður á vefinn, umfram það efni sem er í blöðunum. Þessi vefur mun síðan halda áfram að vaxa og dafna. 

© 2007 - 2012 Land og saga