Greinasafni: Skipulag
Heildarlausn á skjala og upplýsingastýringu

Húsnæði Gagnavörslunnar á Ásbrú er mjög sérhæft og hefur yfir að ráða fullkomnu öryggis- og brunakerfi

Skipulag á skjölum og upplýsingum er mikilvægur þáttur hjá öllum fyrirtækjum og stofnunum, vilji þau gera starf sitt sem skilvirkast. Slíkt skipulag krefst oft á tíðum mikillar möppuvinnu og skjalageymslu sem og handhægs og öruggs hugbúnaðar. Þetta veit Brynja Guðmundsóttir vel en hún lét gamlan draum rætast í lok ársins 2007 og stofnaði fyrirtækið Gagnavörsluna sem hefur það að markmiði að bjóða ýmsum aðilum upp á heildarlausn á skjala og upplýsingastýringu.

Upplýsingar og gögn á sem skilvirkastan hátt

Gagnavarslan er staðsett á gamla varnarsvæðinu, í Ásbrú í Reykjanesbæ og nýtur þar af leiðandi þess frjóa andrúmslofts sem uppbygging á svæðinu hefur upp á að bjóða að mati Brynju, sem segir áhuga á að taka þátt í slíku umhverfi hafa ráðið staðsetningu fyrirtækisins.

„Styrkleiki okkar felst í að bjóða upp á allt sem viðkemur geymslu og vörslu skjala og upplýsinga viðkomandi aðila, hvort sem um er að ræða rafræn eða efnisleg gögn. Markmið okkar er að aðstoða viðskiptavini við að auka skilvirkni innan fyrirtækisins sem og að ná hagræðingu í rekstri með aukinni yfirsýn,” segir Brynja. Til þess býðurGagnavarslan upp á ýmiss konar ráðgjöf, er með ráðgjafateymi sem starfar með viðkomandi fyrirtæki við að betrumbæta skjalaog upplýsingastýringu þess. Auk þess er veitt ráðgjöf við gæðamál og stefnumótun og verkefnisstjórar sendir í fyrirtæki ef þörf er á.
Öryggi við vörslu og meðferð allra upplýsinga er í fyrirrúmi hjá Gagnavörslunni. „Það fyrsta sem ég gerði eftir stofnun fyrirtækisins var að ráða öryggisstjóra, slíkt er mikilvægi öryggis hjá okkur,” segir Brynja en þegar hún stofnaði fyrirtækið í nóvember 2007 kom hún fyrst um sinn ein að fyrirtækinu. Nú starfa hins vegar tæplega 40 manns hjá Gagnavörslunni, fjölbreyttur hópur með víðtæka menntun að sögn Brynju.

Gagnavarslan rekur stórt húsnæði á gamla varnarsvæðinu til geymslu skjala en einnig til geymslu ýmissa menningarminja. Um er að ræða sérhæft húsnæði sem hefur yfir að geyma fullkomið öryggisog brunakerfi. „Ef fyrirtæki óskar eftir þjónustu okkar þá sjáum við um að pakka skjölunum og setja þau síðan í geymslu eftir ströngu ferli, sem inniheldur til dæmis strikamerkingu á öllum gögnum. Ef aðila í viðskiptum við okkur vantar skjöl, þá getur hann nálgast þau eftir þremur leiðum; hann getur í fyrsta lagi fengið þau send eftir að við höfum skannað þau inn og dulkóðað, í öðru lagi er ávallt sendibíll á okkar vegum á ferðinni sem getur keyrt með gögnin til viðkomandi og að lokum er ávallt hægt að koma hingað til okkar og ná í þau,” segir Brynja. „Við bjóðum einnig upp á vörslu alls kyns menningarminja og listaverka en til þess erum við um þessar mundir að byggja upp sérvörslu fyrir söfn og höfum bæði safnafræðing og sagnfræðing í vinnu við það verkefni.” Fyrirtæki geta einnig sótt alla þá þjónustu sem viðkemur skjölunum sjálfum til Gagnavörslunnar, til að mynda prentþjónustu og skönnun en til slíkra verkefna keypti Gagnavarslan prentfyrirtækið Aðstoð. Einnig er hægt að fá öll skjöl og gögn flokkuð og skráð eða eytt ef þess er þörf.

Notendavæn veflausn til skjalavörslu

Gagnavarslan býður einnigupp á sitt eigið upplýsingastýringakerfi sem gengur undir nafninu Core². „Core² byggir á opnum og frjálsum hugbúnaði sem gerir það að verkum að við erum með mjög gott og hagstætt verð en samt sem áður er um afar öflugan búnað að ræða,“ segir Brynja. Opinn og frjáls hugbúnaður þýðir að öll skjöl eru á stöðluðu formi en ekki einhverju ákveðnu formi sem bara er hægt að nota í einum séreignarhugbúnaði, þ.e. skjölin eru ekki læst inn í séreignarútbúnaði sem er þá aldrei hægt að skipta út fyrir annars konar hugbúnað. Core² byggir á nýrri hugsun í hugbúnaði sem útleggst á ensku sem „software as service“ þar sem fyrirtæki leigja aðgang að þjónustu á vefnum.

Brynja Guðmundsóttir hjá Gagnavörslunni Myndir Ingó

Core ² er hannað með þarfir notandans í fyrirrúmi. Þannig er aðgengi að kerfinu auðvelt og leit að skjölum og gögnum öflug, fljótleg og handhæg. Uppsetning hugbúnaðarinns er einnig skýr fyrir notandann og möguleikar á að líta gögnin frá mörgum sjónarhornum samtímis.„Aðalatriðið er að notandinn geti bara sest við tölvuna og farið að vinna, þannig að forritið er mjög notendavænt en samt er fyllsta öryggis gætt,“ segir Brynja. Til þess að tryggja öryggi hugbúnaðarins er lögð áhersla á öfluga aðgangsstýringu og er allt aðgengi dulkóðað. „Öryggi er eðlilega afar mikilvægt hjá okkur, við leggjum metnað okkar í gæði og öryggi í þjónustu okkar, enda erum við meðvituð um mikilvægi öryggis fyrir skjólstæðinga okkar,” en Gagnavarslan er meðal annars að vinna fyrir skilanefndir bankanna.

Sameinaði áhugamál sín í eitt fyrirtæki

Brynja hafði lengi gengið með þann draum í kollinum að stofna fyrirtæki eins og Gagnavörsluna. „Ég er viðskiptafræðingur að mennt með sérhæfingu á endurskoðunarsviði þannig að ég er svokallað möppudýr. Éghafði fundið fyrir því hjá ýmsum fyrirtækjum sem ég hafði starfað hjá að skjalamálin hefðu mátt vera betri og mig langaði ávallt að geta bætt úr því. Þess að auki hef ég mikinn áhuga á alls kyns antíkmunum og fer því mikið á söfn og sýningar. Ég hef oft haft tal af forstöðumönnum safna sem hafa sagt mér frá bágu ástandi á geymsluplássi fyrir söfn, þannig að munir hafa jafnvel legið undir skemmdum.“
„Við stofnun Gagnavörslunnar náði ég þannig að sameina þessi tvö áhugamál mín en auk þess hef ég ávallt unnið mikið innan tölvugeirans. Síðan frá stofnun Gagnavörslunnar hef ég verið afar heppin og fengið gott fólk í lið með mér sem hefur staðið að hraðri stækkun fyrirtækisins, svo hraðri að við höfum varla undan!” 

Nánari upplýsingar um Gagnavörsluna má finna á vefslóðinni gagnavarslan.is.


Tengt efni

Eldri tölublöð
Öll blöð í vefútgáfu

Netútgáfa. Samhliða prentaða blaðinu verður einnig hægt að nálgast netútgáfu af blaðinu á slóðinni www.landogsaga.is. Greinarnar verða bæði í pdf og HTML formi sem gerir þér til dæmis kleift að senda þær áfram og nýta í markaðsskyni. Netútgáfan verður ítarlegri og verður hægt að senda inn efni sem sett verður á vefinn, umfram það efni sem er í blöðunum. Þessi vefur mun síðan halda áfram að vaxa og dafna. 

© 2007 - 2012 Land og saga